Die perfekte Webinar-Vorbereitung

Die Vorbereitung deines Webinars legt den Grundstein für eine gelungene Veranstaltung. Nimm dir deshalb genügend Zeit dafür – es wird sich lohnen! In diesem Artikel zeige ich dir, wie du in 8 Schritten zu einem perfekt vorbereiteten Webinar kommst. Ich verspreche dir: Wenn du diese Schritte bearbeitest, wirst du deine Live-Veranstaltung gelassen und souverän halten – weil dir gute Vorbereitung Sicherheit gibt. Davon profitierst du selbst und deine TeilnehmerInnen!

Schritt Nr. 1: Die Zielsetzung

Woran du beim Thema Webinar-Vorbereitung vielleicht gar nicht denkst, ist die Zielsetzung. Genau das sollte aber der erste Schritt deiner Planung sein.

• An wen richtet sich das Webinar? Also: Wer ist deine Zielgruppe? Das hat natürlich maßgeblichen Einfluss auf die Aufbereitung deines Themas.
• Was willst du erreichen? Was ist das Ziel des Webinars? Sollen die Teilnehmer bestimmte Kompetenzen erwerben? Geht es darum, ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen?
• Wann war das Webinar erfolgreich? Definiere messbare Ergebnisse, auf deren Basis du im Nachgang evaluieren kannst, ob deine Veranstaltung erfolgreich war.

Schritt Nr. 2: Die Themen-Aufbereitung

Wenn deine Zielsetzung klar ist, befasse dich mit dem Thema an sich. Fokussiere dich auf die relevantesten Punkte deines Themas, also auf die Inhalte, die du unbedingt vermitteln möchtest. Achte darauf, dass während der Präsentation des Themas der rote Faden erhalten bleibt. Das Thema an sich und auch die Aufbereitung müssen zu deinem Ziel passen und im wahrsten Sinne des Wortes zielführend sein.

Schritt Nr. 3: Der Registrierungs-Prozess

Abhängig von dem Setting deines Webinars und dem eingesetzten Webinar-Tool gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie sich TeilnehmerInnen für die Veranstaltung registrieren können. Definiere den Registrierungsprozess, um daraus entstehende To-Do’s einplanen zu können.

Melden sich die TeilnehmerInnen für das Webinar an, erhalten sie den Link zum Webinar-Raum und alle relevanten Informationen zur Veranstaltung. Wie und in welcher Form sollen diese Einladungen versandt werden?

Schritt Nr. 4: Der Zeitplan

Kommen wir nun zur Zeitplanung: Wann das Webinar stattfinden soll, richtet sich nicht nur nach deinen persönlichen Vorlieben, sondern ganz stark nach den Bedürfnissen deiner Zielgruppe. Rechnest du mit TeilnehmerInnen aus unterschiedlichen Zeitzonen, ist auch das bei der Terminfindung zu berücksichtigen.

Berücksichtige folgende Fragen bei der Erstellung deines Zeitplans:

• Wie oft soll dein Webinar stattfinden? Ist es vielleicht sinnvoll, ein automatisiertes Webinar zu erstellen?
• Wie lange soll das Webinar dauern? Ich empfehle dir eine Dauer von max. einer Stunde zu planen, damit deine TeilnehmerInnen konzentriert dabei bleiben.
• Reserviere die Zeit für die Webinar-Vorbereitung in deinem Kalender! Bei einem neuen Thema, für das du auch die Unterlagen erst erstellen musst, rechne mit 3-4 Stunden Aufwand für 30 Minuten Webinar-Zeit.
• Bis wann müssen die Materialien fertig sein? Werden die Unterlagen eventuell noch von jemandem geprüft oder wird das Design noch überarbeitet?
• Wann und wie lange bewirbst du das Webinar? Wie kurz vor Webinar-Beginn ist noch eine Anmeldung möglich?
• Wann sollen die Einladungen und Erinnerungs-Mails verschickt werden? Ich empfehle dir, deine TeilnehmerInnen auf jeden Fall an die Veranstaltung zu erinnern.
• Wann ist die Generalprobe? Darauf kommen wir etwas später noch zu sprechen: Eine Generalprobe möchte ich dir wirklich ans Herz legen. Idealerweise machst du diese einen Tag vor der Veranstaltung.
• Wann ist der letzte Technik-Check? Auch das thematisiere ich im letzten Teil des Artikels noch genauer. Wichtig ist, dass du den Technik-Check auf jeden Fall zeitlich einplanst.

Schritt Nr. 5: Dokumente / Medien

Auch die Dokumente bzw. Medien sind in der Planung zu berücksichtigen. Welche Dokumente bzw. Medien brauchst du? Das kann z.B. eine Präsentation sein, oder auch Musik, die du vor Beginn des Webinars laufen lassen möchtest.

Ganz wichtig: Achte unbedingt auf die Lizenzrechte! Das ist vor allem bei Musik und Bildern ein Thema.

Die Art, wie du die Dokumente bzw. Medien im Webinar einsetzen möchtest, entscheidet, in welcher Form du sie vorbereiten musst. Möchtest du den TeilnehmerInnen z.B. ein Handout zum Download zur Verfügung stellen, wirst du eine PDF-Datei benötigen. Die Präsentation, die deinen Vortrag unterstützt, wird eine Powerpoint-Datei oder ähnliches sein.

Schritt Nr. 6: Vorbereitung des Webinar-Raums

Die rechtzeitige Aufbereitung des Webinar-Raums darf auch nicht vergessen werden. Gestalte das Layout deines Raums, lade die benötigten Dokumente hoch und erstelle die Umfragen, die du in deinem Webinar einsetzen möchtest.

Schritt Nr. 7: Vorbereitung des physischen Raums

Aber auch die Vorbereitung des physischen Raums, in dem du das Webinar abhältst, ist wichtig. Wenn notwendig, reserviere rechtzeitig einen Raum dafür. Achte auf einen geeigneten, aufgeräumten Hintergrund. Sorge für Ruhe im Raum. Idealerweise bist du während des Webinars alleine im Raum und hängst ein Bitte-Nicht-Stören-Schild an die Tür.

Schritt Nr. 8: Technik-Check und Generalprobe

Kümmere dich rechtzeitig um die Technik: Ist die Internetanbindung schnell und stabil genug? Hast du eine geeignete Webcam und ein gutes Mikrofon?

Mach dich unbedingt mit den Funktionen und der Technik im Webinar-Raum vertraut, damit du dich bei der Veranstaltung auf dein Thema konzentrieren kannst und die Technik stressfrei im Griff hast.

Was ich dir wirklich wärmstens empfehle:

Mache einen Tag vor der Veranstaltung eine Generalprobe. So kannst du prüfen, ob technisch alles funktioniert, ob du dein Thema in der geplanten Zeit präsentieren kannst und ob du bei der Planung alles berücksichtigt hast.

Wenn der Termin für dein Webinar gekommen ist, steige bereits 30 Minuten vor Beginn in den Webinar-Raum ein. Teste nochmal dein Mikrofon, die Webcam und alle benötigten Funktionen, z.B. die Bildschirmfreigabe, das Einblenden von Inhalten usw.

Prüfe, ob alle Unterlagen und Umfragen korrekt vorbereitet sind.

Wenn du diese 8 Schritte bearbeitet hast, bist du bestens gerüstet und kannst dein Webinar entspannt durchführen! Diese Vorbereitung mag aufwändig klingen, aber sie sorgt dafür, dass du dich während der Veranstaltung wirklich auf deine Inhalte konzentrieren kannst und nimmt dir sehr viel Stress ab. Davon profitierst du und auch deine TeilnehmerInnen!

Vor einiger Zeit habe ich zu diesem Thema auch ein Video erstellt: In 8 Schritten zum perfekten Webinar